Акт списания запчастей: когда нужен и что в нём писать
Акт списания запчастей отвечает на вопрос, куда делась деталь со склада. Для бухгалтерии это основание снять её с учёта, для владельца сервиса — единственный способ понимать, что склад тает в ремонты, а не в карманы. Разберём, когда акт нужен, что в нём пишут и почему в живом сервисе списание должно происходить в момент установки детали, а не в конце месяца.
Три повода для списания
- Установка в ремонт — штатный путь: деталь ушла в заказ клиента. В рознице физлиц её закрывает заказ-наряд, у юрлиц — акт на установленные запчасти к акту выполненных работ.
- Брак и порча — деталь оказалась нерабочей, сломана при монтаже или хранении. Здесь акт обязателен всегда: именно эти списания без документа превращаются в «усушку», за которой прячется всё что угодно.
- Инвентаризация — недостача или потерявшая товарный вид позиция; списывается комиссией по итогам пересчёта.
Что писать в акте
- Номер, дата, организация; основание — заказ-наряд, результат инвентаризации, служебная записка о браке.
- Перечень запчастей: наименование, артикул, количество, учётная цена, сумма.
- Причина списания по каждой позиции — «установлена в заказ №», «брак при монтаже», «недостача».
- Куда направлена деталь: в заказ, в утиль, возврат поставщику.
- Подписи: материально ответственный и члены комиссии — для брака и недостачи комиссия обязательна.
Почему на СТО это особенно болит
В автосервисе запчасти — половина оборота, и типовые дыры знакомы каждому владельцу: деталь взяли в цех «на подмену» и забыли, поставили клиенту дешёвый аналог по цене оригинала, снятую рабочую деталь унесли домой. Акт списания сам по себе от этого не защищает — защищает связка: каждая деталь покидает склад только через заказ или акт с причиной, снятые запчасти либо возвращаются клиенту (об этом стоит писать в заказ-наряде), либо приходуются отдельно. Тогда инвентаризация раз в квартал сходится с точностью до копеек, а не «плюс-минус полка».
Связка с бухгалтерией
Для сервисов на упрощёнке акт списания — ещё и налоговый документ: расходы на запчасти подтверждаются их движением. Бухгалтеру удобно получать в конце месяца реестр: что пришло, что ушло в заказы, что списано по браку — с актами по нештатным случаям. Когда учёт ведётся в программе, такой реестр — это выгрузка, а не ручная сводка из тетрадей.
Коротко
- Штатное списание — через заказ-наряд в момент установки; акт — для брака, порчи и недостачи.
- В акте: перечень с артикулами и ценами, причина по каждой позиции, судьба детали, подписи комиссии.
- Списание задним числом делает склад лживым на весь месяц.
- Снятые с техники клиента детали — отдельное правило в заказ-наряде: вернуть или оприходовать.
- Реестр движения запчастей для бухгалтерии — выгрузка из учёта, а не ручная сводка.