Парк техники клиента нигде не описан
Организация звонит: «не печатает аппарат в бухгалтерии». Какой именно, какой модели, когда его обслуживали в прошлый раз — без списка техники по клиенту это выясняется по телефону каждый раз.
Программа для обслуживания оргтехники
Парк техники по договорам, картриджи и счета юрлицам
Обслуживание оргтехники живёт не разовыми заказами, а договорами: у клиента стоит два десятка аппаратов, и вы отвечаете за все. Выручка складывается из абонентской платы, заправок и запчастей, а не из чека на кассе. AltSC ведёт парк техники по каждой организации, заправки картриджей и выставление счетов вместо кассовых продаж.
От 750 руб/месяц
Попробовать бесплатно10 заявок и продаж бесплатно, без ограничения по времени
Что мешает работать без учёта
Картриджи ходят по кругу без учёта
Заправленный картридж выдан, пустой забран, один в подмене. Отследить, сколько ваших картриджей на руках у клиентов, без складского учёта невозможно.
Абонентка и разовые работы смешаны
Часть работ входит в договор, часть оплачивается отдельно. Если это не разделено в учёте, вы либо делаете лишнее бесплатно, либо спорите с клиентом о том, что было включено.
Юрлица платят по счетам, а не в кассу
Акты, счета, отсрочка платежа, сверки — обычная реальность работы с организациями. Кассовый учёт для этого не годится: непонятно, кто и сколько должен.
Как устроено обслуживание организации в AltSC
Договор
Заводите организацию и её парк техники: модели, серийные номера, места установки. Указываете, что входит в абонентское обслуживание.
Заявка
Обращение привязывается к конкретному аппарату из парка, а не к абстрактному клиенту — сразу видна история этой машины.
Выезд
Инженер выполняет работу на месте. Запчасти и картриджи списываются со склада в заявку.
Картриджи
Заправка ведётся как отдельная операция: сколько выдано, сколько принято пустых, сколько числится у клиента.
Расчёт
В конце периода — счёт с абонентской платой и разовыми работами отдельными строками. Оплата закрывает счёт, а не проходит кассой.
Что настраивают в карточке заявки сервисы оргтехники
- Организация и договор, по которому идёт обслуживание
- Конкретный аппарат из парка: модель, серийный номер, кабинет
- Показания счётчика отпечатков
- Входит работа в абонентскую плату или оплачивается отдельно
- Выданные и принятые картриджи
- Инженер, выполнявший выезд
- Срок реакции по договору
Статусы, под которые обычно настраивают процесс
Заявка принятаНазначена инженеруВыезд состоялсяОжидание запчастиАппарат в сервисеВыполненаВключено в счётСчёт оплачен
Возможности
- Создание заказов Создание, ведение и контроль заказов в простом формате.
- Складской учёт Удобное оприходование и списание, категории товаров и материалов, печать штрихкодов и ценников.
- Магазин Продажи товаров со склада, быстрые продажи со сканером штрихкодов, печать документов, отчёты по продажам.
- Печать документов Готовые шаблоны приёмных квитанций, гарантийных талонов и актов выполненных работ — и возможность создать любой свой документ.
- Уведомления в Telegram На квитанции печатается QR-код: клиент сканирует его, подписывается на вашего Telegram-бота и получает уведомления о готовности заказа.
- Касса и финансы Все транзакции записываются.
Стоимость
Частые вопросы
Можно ли вести парк техники по каждой организации?
Да. За клиентом закрепляется список аппаратов с моделями, серийными номерами и местами установки. Заявка привязывается к конкретной машине, поэтому её история обслуживания видна целиком.
Как учитывать заправку и обмен картриджей?
Картриджи ведутся на складе как товар с движением: выдано клиенту, принято пустых, заправлено. В любой момент видно, сколько ваших картриджей на руках у каждой организации.
Как разделить работы по абонентке и разовые?
В заявке отмечается, входит работа в договор или оплачивается отдельно. В счёт за период абонентская плата и разовые работы попадают отдельными строками — спорить о включённом объёме не приходится.
Чем это отличается от helpdesk-системы для заявок?
AltSC ведёт сервисный цикл: приёмка аппарата, ремонт, склад картриджей и запчастей, деньги по каждому заказу. Если задача другая — принимать обращения пользователей на стороне клиента и держать сроки реакции по SLA, — это работа helpdesk-системы вроде Tikkee. Они решают разные части процесса и друг друга не заменяют: одна про технику и деньги, вторая про обращения и сроки.
Поддерживается ли работа со счетами вместо кассы?
Да. Организация — отдельный тип клиента: оплата проходит закрытием счёта, а не кассовой операцией. Видно текущую задолженность по каждому контрагенту.
Можно ли фиксировать показания счётчиков отпечатков?
Да, это поле в заявке. По истории показаний видно фактическую нагрузку на аппарат — на этом основании планируют профилактику и обосновывают стоимость обслуживания.
Общие вопросы — сколько стоит использование программы; если не хватает функциональности, можете ли вы её добавить; не пропадут ли мои данные; сложно ли перейти с другой программы или из excel — в разделе вопросов на главной.
Отзыв
Имея небольшую сеть сервисных центров по ремонту и обслуживанию мобильной техники, могу сказать, что данная онлайн-программа отлично справляется с ведением и учётом базы данных. Кроме того — мгновенная отзывчивость сотрудников на корректировку и настройку базы по желанию. Однозначно рекомендую Alt SC как для малого, так и для большого бизнеса.